3 mars 2016

Qu’est-ce qu’un système de caisse sécurisé ?

Commençons d’abord par définir un système de caisse permissif.

Un système de caisse permissif est un système qui vous permet d’occulter des recettes.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées : un bouton permettant d’annuler sans trace une vente enregistrée, ou un programme permettant une comptabilisation partielle de produits (suppression définitive de 1 produit sur 3, ou non comptabilisation des ventes supérieures à un montant…).

Tout peut être imaginé.

 

Passons maintenant à la définition d’un système de caisse sécurisé.

Un système de caisse sécurisé est un système qui satisfait « à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale ».

Étudions ces termes d’un peu plus près, grâce aux commentaires de la loi publiés le 3 Août 2016 au BOFIP:
http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/10691-PGP.html?identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803

Les données de caisse sont toutes les données qui concourent directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction participant à la formation des résultats comptables et fiscaux (la définition est plus longue dans les commentaires, mais l’essentiel est là).

Inaltérabilité :
Le logiciel doit conserver les données d’origine relatives aux règlements, et assurer leur inaltérabilité via un procédé technique fiable. Les modifications des données, uniquement possibles par des opérations de + et -, devront être également enregistrées et datées. Ces corrections ne devront pas remettre en question les sacro-saints principes comptables (irréversibilité, clôture periodique, permanence du chemin de révision).
Il n’est donc pas possible de corriger une transaction, sans conserver l’historique des modifications (avec un horodatage à la minute). Aucune correction ne devra impacter les données déjà clôturées (ou ayant fait l’objet d’une écriture comptable).

Sécurisation :
L’inaltérabilité des données doit être garantie par une technique fiable comme le chaînage des enregistrements ou l’utilisation d’une signature électronique.
Il ne peut pas y avoir de discontinuité dans le séquençage de vos transactions et opérations de gestion (corrections des transactions).
S’il existe une fonction école, elle est également concernée par cette traçabilité. De plus, les opérations effectuées via cette fonction école (encaissement, justificatifs imprimés…) devront être clairement identifiées comme des simulations factices.

Conservation :
Des clôtures journalières, mensuelles et annuelles des données d’encaissement sont obligatoires. Sur ces périodes, le logiciel doit calculer des données cumulatives.
Les données de caisse doivent être conservées pendant 6 ans, en ligne (dans le logiciel) ou via une archive.

Archivage :
Le logiciel doit permettre un archivage (par période maximum d’1 an) des données, et en garantir l’intégrité dans le temps.
Ces archives pourront être exploitées facilement par l’administration.
Une fois l’archive créée, il est possible de purger les données de la période concernée, mais les données cumulatives doivent être conservés dans le logiciel.

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